Időgazdálkodás: hogyan használjuk a gyakorlatban

Költői szóval az időgazdálkodás az a művészet, amikor az időt a különböző feladatok és célok között osztjuk be úgy, hogy a maximális hatékonyságot és elégedettséget érjük el.

Manapság a társadalomban munkakultusz uralkodik. Az emberek éjjel-nappal dolgoznak, hétvégén pedig részmunkaidős munkát vállalnak. Sikerre, elismerésre, anyagi jólétre törekednek. De, sajnos elfelejtik, hogy ez nagyon szorosan összefügg a kiégéssel, pszichés problémákkal és az életminőség romlásával.

Hogyan lehet megőrizni az egyensúlyt és kezelni mindent anélkül, hogy megőrülnénk? Ebben a cikkben erről fogunk beszélni.

Az időgazdálkodással kapcsolatos egyik leggyakoribb mítosz az, hogy a maximális termelékenység eléréséhez rendkívül elfoglalt időbeosztással kell dolgozni. Állítólag minél többet csinálsz és van időd, annál jobb.

Valójában egy elfoglalt, elfoglalt időbeosztás szünetek és pihenés nélkül gyors fáradtsághoz, stresszhez és csökkent termelékenységhez vezethet. A pszichológusok azt javasolják, hogy kerüljék ezt az időgazdálkodási megközelítést, mivel ez felborítja a munka és a magánélet közötti egyensúlyt, és nem ad lehetőséget az erőforrások helyreállítására.

Ehelyett válasszon reális és kiemelt fontosságú feladatokat, tartson szüneteket, aludjon eleget, vigyázzon magára, és próbáljon időt szakítani a szórakozásra és a társasági életre.

Az időgazdálkodás nem azt jelenti, hogy szigorú szabályokat vagy algoritmusokat követünk. Általános elveken alapul, amelyekhez alkalmazkodhat helyzetéhez és életmódjához. Itt van néhány közülük:

1. Válasszon konkrét célokat

Egyértelműen meghatározott feladatok nélkül irányt veszíthet, és felesleges dolgokra pazarolhat időt. Legyen világos, konkrét és mérhető. Például nem „fogyni akarok”, hanem „5 kg-ot szeretnék leadni 3 hónap alatt”.

2. Állítsa be a prioritásait

Dolgozzon a legmagasabb prioritású feladatokon. Ehhez használhatja az Eisenhower Mátrixot, amely négy kategóriába sorolja a feladatokat: fontos és sürgős, fontos és nem sürgős, nem fontos és sürgős, nem fontos és nem sürgős.

Fókuszáljon a fontos és sürgős feladatokra, ütemezze be a fontos és nem sürgős feladatokat, ruházza át vagy halassza el a nem fontos és sürgős feladatokat, utasítsa el a lényegtelen és nem sürgős feladatokat.

3. Hatékonyan használja fel az idejét

Határozza meg a „csúcsidőt”, és ezekben az időkben dolgozzon olyan feladatokon, amelyek maximális koncentrációt igényelnek. Egyszerre egy feladatra összpontosítson, kerülje a többfeladatos munkát és a zavaró tényezőket. Használjon olyan technikákat, mint a „pomodoro” (25 percig dolgozzon 5 perces szünetekkel).

4. Gazdálkodj az időddel

Ne hagyja, hogy mások vagy külső tényezők elvonják a figyelmét a feladatok elvégzéséről. Jegyezze fel feladatait, eredményeit, idejét és költségeit. Ez segít nyomon követni fejlődését, elemezni a teljesítményét, megtalálni a problémákat és javítani készségeit.

Kényelme érdekében használjon papír vagy elektronikus naplókat, naptárakat, időzítőket és nyomkövetőket. Ne feledje, hogy az időgazdálkodás olyan folyamat, amely folyamatos gyakorlást és fejlesztést igényel.

Ne féljen kísérletezni, és válassza ki az Önnek legmegfelelőbb módszereket. Ne feledje, hogy minden ember egyedi, és ami az egyiknek működik, az nem biztos, hogy a másiknak működik. A lényeg az, hogy ne álljunk meg itt, és folytassuk a fejlődést ezen a területen.

Azt javaslom, hogy próbálja ki mindegyiket, hogy megtalálja a „saját” opciót. Ezek a módszerek biztosan segíthetnek abban, hogy produktívabbá váljon:

1. GTD (Getting Things Done)

Ez a módszer a feladatok több kategóriába sorolását jelenti: projektek, feladatok, delegálás, függőben lévő feladatok stb.

2. OKOS

Eszközök: Specifikus, Mérhető, Elérhető, Releváns, Időhöz kötött. A célok megfogalmazásának ez a módszere reálisabbá és motiválóbbá teszi azokat.

3. ALPEN

Az ALPEN az Aufgaben (feladatok), Länge (időtartam), Pufferzeiten (váratlan körülményekre való idő), Entscheidungen (határozatok), Nachkontrolle (ellenőrzés) mozaikszó. Ez egy olyan módszer a napod megtervezésére, amely magában foglalja a feladatok feljegyzését, az egyes idők becslését, késések vagy problémák esetén plusz idő hozzáadását, a feladatok prioritásainak és sorrendjének meghatározását, valamint a nap végén a befejezés ellenőrzését.

4. Időgazdálkodás kronotípus szerint

Ez a módszer azok számára alkalmas, akik szeretnék kialakítani ideális napi rutinjukat. Michael Breus, PhD és klinikai pszichológus négy kronotípust azonosít, amelyek mindegyikének megvan a maga sajátossága.

Első kronotípus – medvék

Kényelmesen érzik magukat, ha reggel 7 és 11 óra között ébrednek, 11 és 18 óra között érik el a csúcstermelékenységet, és legkésőbb este 23 óráig fekszenek le.

Második kronotípus – oroszlánok

Ébresztő nélkül 5:30-tól 10-ig ébredhetnek, 10-17-ig a legtermékenyebbek, és jobb, ha 22:30 előtt lefekszenek.

Harmadik kronotípus – farkasok

Reggel nagyon nehezen kelnek fel, az idejük 7:30-tól 12 óráig tart, hatékonyan dolgoznak 20 óráig, és könnyen lefekszenek 00:00-kor.

Negyedik kronotípus – delfinek

Az emberek nyugtalan alvási szokásokkal rendelkeznek, így még ha 6 és 10 óra között kelnek is fel, könnyen visszaaludhatnak. Ahhoz, hogy éjfélig el tudjanak aludni, két órával lefekvés előtt el kell távolítaniuk a képernyőket. Csúcsaktivitásuk délelőtt 10 órától este 6 óráig tart.

Michael Breus úgy véli, hogy ha személyes és munkabeosztását a sajátjához igazítja, életminősége sokkal jobb lesz. Ezt erősítik meg German Gref, Pavel Durov és más cégvezetők tanácsai is arról, hogyan és mikor érdemes dolgozni és pihenni.

5. Kanban

A Kanban egy munkaszervezési módszer, amely segít a terhelés elosztásában az alkalmazottak között és a feladatok időben történő elvégzésében. Segít abban is, hogy ne feledkezz meg a fontos dolgokról, és nyomon kövesd a munkatempót.

A Kanban az Agilis irányítási rendszer egyik kulcsfontosságú módszere, amelyet bölcsen kell megvalósítani a kívánt eredmény elérése érdekében. A klasszikus Kanban egy három oszlopból álló táblázat: „To Do”, „In Progress” és „Done”.

azonban az oszlopok száma a szakaszok számától függően változtatható, az oszlopok neve pedig saját belátása szerint módosítható. Alapértelmezés szerint minden feladat az első oszlopba kerül külön sorban vagy külön cetlire. Ezután egyik oszlopból a másikba viszik őket, amíg elkészülnek.

Ennek a módszernek köszönhetően könnyedén nyomon követheti fejlődését! A Kanban megvalósítása nagyszerű módja annak, hogy növelje a munka hatékonyságát és javítsa a kommunikációt a csapaton belül vagy saját maga számára.

Az időgazdálkodás egyik fontos szempontja a megfelelő eszközök kiválasztása, amelyek segítenek az időgazdálkodásban és a cselekvések hatékony megtervezésében.

Számos alkalmazás, könyv és tanfolyam ígérkezik időgazdálkodási ismeretek megtanítására, de nem mindegyik egyforma, és nem mindenki számára megfelelő. Ezért azt javaslom, hogy legyen kritikusabb, és válasszon olyan eszközöket, amelyek megfelelnek életmódjának, igényeinek és értékrendjének.

Ha például jobban szeretné megjeleníteni feladatait és projektjeit, válasszon olyan alkalmazásokat, amelyek diagramokat, grafikonokat, naptárakat és listákat használnak. Ilyen Az alkalmazások segítségével láthatja előrehaladását, meghatározhatja a prioritásokat, és követheti a határidőket.

Néhány népszerű példa az ilyen alkalmazásokra: Trello, Asana, Todoist és Google Calendar. Ha hajlamos az analitikus gondolkodásra, és szereti az adatokkal való munkát, akkor szeretni fogja azokat az alkalmazásokat, amelyek lehetővé teszik az idő, a hatékonyság és az eredmények mérését és elemzését – ezek a RescueTime, Toggle Track, Clockify és Forest.

A pályázatokon kívül olyan könyveket szeretnék ajánlani, amelyek elméleti alapokat és gyakorlati tanácsokat tartalmaznak. A könyvek segítenek bővíteni az ismereteket, többet megtudni a különböző megközelítésekről és módszerekről, és inspirálnak olyan sikeres emberek példáit, akik tudják, hogyan kell hatékonyan beosztani az idejüket.

Jó szívvel ajánlom a The Art of Getting Things Done-t David Allentől, a Stop Disgusting-t, az Eat Frog-ot Brian Tracy-től, a The Magic of Morning-t Hal Elrodtól és a Timothy Ferriss-től a 4 órás munkahétet.

Az időgazdálkodás nagyszerű módja a perfekcionizmus elleni küzdelemnek – annak a vágynak, hogy mindent hibátlanul és hibák nélkül csináljunk. bizonyos helyzetekben hasznos lehet, de legtöbbször túlzott önkritikához, elégedetlenséghez és stresszhez vezet.

A perfekcionisták gyakran nem fejezik be időben projekteiket, vagy újat kezdenek el, mert attól tartanak, hogy nem felelnek meg saját vagy mások elvárásainak. A pszichológusok azt javasolják, hogy a perfekcionisták legyenek reálisabbak a céljaikban, vegyék figyelembe képességeiket és korlátaikat, ismerjék fel az eredményeket és tanuljanak a hibákból.

Fontos az is, hogy megtanuljunk nemet mondani a felesleges vagy kellemetlen kötelezettségekre, amelyek időt és energiát igényelnek.

Ne feledje, hogy az időgazdálkodás önmagában nem cél. Ez egy eszköz személyes és szakmai céljainak eléréséhez. Ezért fontos, hogy ne csak a megfelelő alkalmazásokat válasszuk ki és használjuk, hanem rendszeresen átnézzük, módosítjuk a terveinket, és tisztában legyünk azzal is, hogy miért csináljuk. Csak így tudod okosan használni az időgazdálkodást és a legtöbbet kihozni belőle!